今天，我们来讨论一下应付账款内部控制的失效及相关解决方案。这次主要讨论容易被忽略的部分，也就是蚁巢中那些不明显但会让千里之堤溃于一旦的缝隙。
为什么内部控制很重要？是不是小题大做？
首先，财务舞弊在内部控制薄弱的情况下更容易发生。许多金融欺诈始于无意的失误。比如你没有及时付款给别人，第二次提交发票后对方会得到付款，第二次提交发票后对方会发现你可以得到付款。
不幸的是，正是你的员工知道这些内部控制的弱点。他们熟悉内部控制的弱点甚至缺陷，也许有一两个员工甚至会试图利用这些失败来谋取私利。内部控制的失败将不可避免地影响生产率和盈利能力。
其次，在很多情况下，内部控制会影响监管问题。因为内控失效意味着你没有遵循各种法律法规。SOX404要求内部控制存在且合理有效。
综上所述，人们在以下六种情况下容易忽视内部控制的内容:
一.职责分离
职责分离是有效内部控制系统的基础。说到应付账款，职责分离意味着没有人能左右会计分录的双方。
我们鼓励内部提拔，但是内部提拔必然会出现权限问题。当一个员工从他目前的职位调到一个新的职位并拥有新的权限时，旧的权限需要被取消。公司应定期审查员工的权限，以确保职责分离的有效性。
职责分离失败的另一种情况是设置一个例外:应收账款经理或部门主管拥有普遍权限。通常，人们解释说这是为了训练或解决紧急问题。一定不要这样做。设置例外将使所有职责分离控制失效。
第二，紧急支付
在最优方法下，内部控制有效的组织是尽可能消除应急支付。
为什么要结束它？首先，这种紧急付款通常缺少甚至没有证明材料，比如缺少采购订单号甚至发票号。在这种情况下，一旦发票在后期进入系统，就会发生重复付款。所以，不要因为供应商的压力而轻易办理应急付款。在付款前，必须确保所有提款要求的准确性和真实性，并严格遵守应付账款系统的流程要求。
第三，员工流失
当员工离职时，他需要做的是收回自己的公司信用卡，通知银行注销该卡，并从支付和报销系统中删除该卡或员工信息。一般情况下，员工离职时可能会找人力资源人员谈话，拿回工作证，但经常会忘记拿回公司信用卡。这样，往往给了目的不良的员工可乘之机。
四。经常性循环付款
一般企业会有两种循环支付:租金和贷款。通常的操作是设置租金或贷款，设置终止时间，应付账款系统会自动定时支付。
但有时可能会出现提前终止租赁合同、提前还贷或重新协商租赁或贷款条款等特殊情况。如果这些变化没有及时通知财务人员，就会发生不当支付。
五.零用现金
今天，大约25%的企业仍然保留零用现金。其实没必要。可以给员工发公司信用卡，或者让员工走报销流程。在实际操作中，试图检查员工的报销单和零用金使用情况是否有重复报销的情况，是非常费时费力的，而且收效甚微。所以，尽量取消零用现金柜。
如果难以完全取消，那么可以缩小零用金允许的开支范围，减少授权金额，加强授权审批。
不及物动词费用报销
许多拥有大量员工的公司在报销费用时通常会设置一个临界值。例如，200元以下的费用报销不需要发票证明或任何形式的审计。经常有机会主义的员工会在这个临界值以下试图作弊。
企业的这种决策往往要考虑成本和收益的平衡。但在时间上，所有费用报销都要要求提供发票证明，报销单要随机抽查，定期审核。
需要注意的是，我们提到的所有最优内部控制方案都不是静态的，而是随时间和地点而变化的。随着社会环境的变化和技术的进步，应付账款的处理系统的运行也发生了迅速的变化。欺诈手段在不断发展，欺诈防范也在不断发展。我们要及时控制局面，完善内控流程，以适应新的财务流程。
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